HANIEF =>(PHP): MENGELOLA ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

a. Kelengkapan Pengelolaan Dana Kas Kecil
1. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan
Dalam perusahan yang menyetorkan semua dana yang diterimanya ke bank, pengeluaran kas umum dilakukan dengan menggunakan cek atau bilyet giro. Untuk pembayaran dalam batas jumlah tertentu yang tidak pantas menggunakan cek, pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Dalam pengelolahan dana kas kecil diperlukan standar prosedur pengelolahan dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan. Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolahan dana kas kecil antara lain :
a. buku jurnal pengeluaran kas;
b. buku jurnal kas kecil;
c. formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil;
d. formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil;
e. formulir bukti pengeluaran kas kecil;
f. formulir laporan penggunaan dana kas kecil;
g. alat-alat tulis kantor seperti kertas, pinsil, pena, penghapus, dan penggaris;
h. alat-alat hitung manual atau elektrik;
2. Prosedur pengelolahan kas kecil
Kegiatan pengelolahan dana kas kecil meliputi pembentukan dana kas kecil, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam kegiatan tersebut sebagai berikut:
a. Prosedur pembentukan dana kas kecil
Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan Bagian Hutang, Bagian Kasa, dan Pemegang dana kas kecil. Dan tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1) Bagian Hutang
a. Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Kepala Bagian Keuangan.
b. Membuat bukti pengeluaran kas dalam rangkap 3.
c. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada Kepala Bagian Kasa, dilampirkan surat dana kas kecil.
d. Lembar 2 diserahkan kepada bagaian buku pembantu yang terkait misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan untuk diarsipkan.
e. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar.
f. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagaian Kepala Kasa, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
g. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.
h. Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas kepada Bagian Jurnal dan Laporan.
2) Bagian Kasa
a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Bagian Hutang.
b. Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwewenang mengeluarkan kas.
c. Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas pada lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.
d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 yang telah dicap lunas:
e. Lembar 1, diserahkan pengeluaran kas kepada Bagian Hutang di lampiri surat bukti pembentukan dana kas.
f. Lembar 3, bersama dengan cek yang bersangkutan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
3) Bagian Jurnal dan laporan

a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari Bagia hutang.

b. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas.

c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas yang sudah dibayar.

4) Pemegang dana kas kecil

a. Menerima cek bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa.

b. Menguangkan cek ke bank dan menyiapkan dana kas kecil.

c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas berdasarkan urutan tanggal.

b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang berperan adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak sebagai berikut :

1) Pemakai dana kas kecil

a. Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

b. Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang dana kas kecil.

c. Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang dana kas kecil.

d. Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.

e. Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil.

f. Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

2) Pemegang dana kas kecil

a. Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).

b. Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.

c. Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.

d. Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.

e. Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil.

f. Menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada Bagian Hutang pada saat pegajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir yang diperlukan terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dan formulir bukti pengeluaran kas, bukti pengeluaran kas kecil dengan dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat didalamnya adalah pemegang dana kas kecil, bagian hutang, bagian kasa bagian jurnal dan laporan. Kegiatan masing-masing pihak adalah :

1. Pemegang dana kas kecil

a. Mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak dua lembar.

b. Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang telah diisi kepada bagian hutang, dilampirkan dengan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung untuk dana yang telah digunakan.

c. Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa.

d. Menguangkan cek ke bank untuk disimpan sebagai dana kas kecil.

e. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 menurut urutan tanggal.

2. Bagian hutang

a. Menerima surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil dari pemegang dana kas kecil sebanyak 2 lembar.

b. Membuar bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar.

c. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.

d. Mendistribusikan bukti pengeluaran kas,

e. Lembar 1 dan 3, diserahkan kepada bagian kasa dilampir dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.

f. Lembar 2, diserahkan kepada bagian buku pembantu, dilampir surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 1 untuk dicatat dalam kartu yang bersangkutan.

g. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa, dilampiri surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya.

h. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.

i. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian buku jurnal dan laporan.

3. Bagian Kasa

a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3, dari bagian Hutang dilampiri dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.

b. Menyediaakan cek sebesar jumlah yang tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangani pejabat perusahaan yang berwenang.

c. Menyerahkan cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 yang telah dicap lunas kepada pemegang dana kas kecil.

d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian hutang.

4. Bagian Jurnal dan Laporan.

a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian jurnal dan laporan.

b. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas atau cek register.

c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya dalam arsip bukti pengeluaran kas yang sudah dibayar

b. Identifikasi Mutasi Dana Kas Kecil

1. Mutasi dana kas kecil

Transaksi yang melibatkan mutasi dana kas kecil adalah sebagai berikut :

a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan bagian keuangan.

b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana.

c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil

2. Metode pencatatan data kas kecil

a. Metode dana tetap

Ciri-ciri pengelolaan dana kas kecil dengan metode dana tetap adalah sebagai berikut :

1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil

2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan demula.

3. Bukti penggunaan dana kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas oleh kas umum.

b. Metode Flaktuasi

Ciri-ciri pengelolan dana kas kecil dengan metode flaktuasi adalah sebagai berikut :

1. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat debet dalam akun kas kecil

2. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil.

3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi, disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

c. Tujuan dibentuknya Kas Kecil

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.

2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :

Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.

3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

d. Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:

1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran

2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf

3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil

4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

e. Pengisian Kas Kecil

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :

1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas

2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.

3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.